Jeszcze przed zakupem urządzeń i rozpoczęciem prac adaptacyjnych warto określić, w jaki sposób będzie wykorzystywana dostępna przestrzeń. W lokalu gastronomicznym znaczenie ma nie tylko i wyłącznie liczba pomieszczeń, ale też ich wzajemne położenie a także możliwość wykonywania określonych czynności bez zbędnych przestojów. Całkiem inaczej organizuje się miejsce przeznaczone do przygotowywania dań na bieżąco, a całkiem inaczej przestrzeń, w której część produkcji odbywa się uprzednio i jest w późniejszym czasie wykorzystywana w trakcie obsługi.
Projekt technologiczny gastronomii powinien uwzględniać właśnie te różnice. Przy analizie konkretnego lokalu przydatne jest prześledzenie całego przebiegu pracy, zaczynając od przyjęcia produktów, przez ich rozpakowanie i przechowywanie, aż po przygotowanie potraw oraz wydanie gotowego dania. W praktyce szybko okazuje się, że nawet kilka metrów odległości między stanowiskami może posiadać znaczenie, jeżeli te same czynności są realizowane niejednokrotnie w ciągu dnia. Nie za każdym razem da się pozyskać na prawdę bardzo dobry układ, zwłaszcza w obiekcie już istniejącym, dlatego część decyzji wynika z konieczności pogodzenia planowanych funkcji z ograniczeniami budynku.
Dużo uwagi wymaga właściwe użycie pomieszczeń pomocniczych. Magazyn, chłodnia, zmywalnia, miejsce przechowywania środków potrzebnych do utrzymania czystości czy przestrzeń na odpady nie są dodatkowymi szczegółami, które można rozmieścić dopiero na końcu. Każda z takowych funkcji zajmuje miejsce i wpływa na organizację pozostałych części zaplecza. Przy małej powierzchni pojawia się konieczność dokładnego określenia, co powinno znajdować się w danym obszarze i jak często będzie wykorzystywane. Przy większym lokalu problem może wyglądać odwrotnie, ponieważ nadmiar powierzchni również trzeba sensownie zagospodarować. Projekt technologiczny lokalu gastronomicznego powinien być więc powiązany z prawdziwym zakresem działalności. Liczba urządzeń, wielkość zapasów, częstotliwość dostaw oraz liczba osób pracujących równocześnie mają wpływ na potrzebną powierzchnię. Pominięcie któregoś z tych czynników może doprowadzić do sytuacji, w której podstawowe wyposażenie mieści się w pomieszczeniu, niemniej jednak brakuje miejsca na swobodne wykonywanie czynności wokół niego.
Ważnym zagadnieniem jest także dopasowanie planowanego wyposażenia do sposobów technicznych budynku. Każde urządzenie ma określone wymagania dotyczące między innymi zasilania, wentylacji, odprowadzania wody czy sposobu ustawienia. W przypadku nowego obiektu część tych kwestii można uwzględnić już w trakcie projektowania instalacji, jednakże przy adaptacji istniejącej przestrzeni sposobności bywają znacznie bardziej ograniczone. Zdarza się, że przesunięcie jednego urządzenia wymaga zmiany przebiegu instalacji, a czasem problemem okazuje się brak adekwatnej przestrzeni serwisowej. Warto też pamiętać o elementach, które na co dzień pozostają niewidoczne. Filtry, przewody, zawory czy podłączenia muszą być dostępne podczas przeglądów i prac technicznych. Ustawienie wyposażenia „na styk” może zatem powodować trudności dopiero po rozpoczęciu użytkowania. Z praktycznego punktu widzenia nie gorzej rozważyć nie tylko i wyłącznie to, czy urządzenie fizycznie zmieści się w wyznaczonym miejscu, niemniej jednak też czy można będzie wytworzyć wokół niego wszystkie potrzebne czynności.
Na finalny układ wpływa także sposób poruszania się pracowników i przemieszczania produktów. W godzinach większego obciążenia kilka osób może równocześnie skorzystać z takowych samych przejść, otwierać drzwi urządzeń albo przenosić produkty pomiędzy różnymi stanowiskami. Jeżeli już ciągi komunikacyjne są źle zaplanowane, zaczynają się wzajemnie przecinać, a proste czynności wymagają dodatkowego omijania innych osób albo wyposażenia. Trzeba też przewidzieć momenty, które nie występują stale, ale są częścią zwykłego funkcjonowania lokalu. Dostawa może czasowo zająć część zaplecza, odpady muszą zostać wyniesione, a urządzenia wymagają czyszczenia i okresowej obsługi. Te sytuacje nie powinny być analizowane dopiero po zakończeniu prac adaptacyjnych. Uwzględnienie ich podczas planowania daje możliwość określić, czy przyjęty układ odpowiada rzeczywistemu sposobowi wykorzystania lokalu, a także wskazać miejsca, w których ograniczona powierzchnia będzie wymagała określonych kompromisów organizacyjnych.
Zobacz także: szkolenia z prowadzenia pizzerii.