Przy organizowaniu przewozu uwagę zwraca się nie tylko i wyłącznie na sam środek transportu, ale także na warunki, w jakich będzie odbywała się cała operacja. Rodzaj towaru, jego ilość, sposób zapakowania a także miejsce odbioru mogą zmodyfikować pierwotne założenia dotyczące trasy. Właśnie dlatego transport i spedycja wymagają wcześniejszego zebrania informacji, które na 1-szy rzut oka mogą wydawać się drugorzędne.
Całkiem inaczej planuje się przewóz kilku palet do magazynu z łatwym dojazdem, a zupełnie inaczej ładunek o nieszablonowych wymiarach kierowany do obiektu z ograniczoną przestrzenią manewrową. Znaczenie moraz godzina, w której możliwy jest załadunek. Jeśli samochód przyjedzie zbyt wcześnie, może oczekiwać na rozpoczęcie prac, natomiast późniejsze przybycie może kolidować z godzinami przyjęć. Z tego powodu harmonogram powinien uwzględniać rzeczywisty przebieg poszczególnych czynności, a nie tylko i wyłącznie przewidywany czas jazdy.
Przy trasach przebiegających przez kilka państw zakres planowania staje się szerszy. Transport krajowy i międzynarodowy opiera się na podobnych zasadniczych zasadach, niemniej jednak przewóz zagraniczny wymaga uwzględnienia dodatkowych przepisów i formalności. Kierowca może napotkać różnorakie ograniczenia dotyczące ruchu ciężkich aut, odmienne zasady korzystania z dróg oraz czasowe zakazy przejazdu. Istotne są również dokumenty towarzyszące przesyłce. Ich brak lub niezgodność danych może wpłynąć na przebieg kontroli i spowodować przestój. Przy dłuższych trasach nie można także pomijać odpoczynków a także czasu potrzebnego na wykonanie obowiązkowych przerw. W praktyce znaczy to, że planowanie przejazdu wymaga połączenia informacji dotyczących ładunku, trasy i dostępnych godzin obsługi. Sama odległość wśród dwoma punktami nie pozwala ze starannością określić, kiedy przesyłka zostanie dostarczona.
W sytuacji ładunków przewożonych między odległymi kontynentami wykorzystywane są inne rozwiązania. Transport morski może stanowić priorytetowy stopień całego przewozu, niemniej jednak zazwyczaj nie rozpoczyna się i nie kończy wprost przy siedzibie nadawcy lub odbiorcy. Towar powinno się najpierw dostarczyć do odpowiedniego terminala, a po zakończeniu rejsu zorganizować jego dalszy przewóz. W przypadku kontenerów ważne są terminy przyjęcia jednostki do portu a także godziny powiązane z obsługą poszczególnych etapów. Przesunięcie terminu dostarczenia kontenera może mieć wpływ na sposobność załadunku na dany statek. Bardzo podobnie po przypłynięciu przesyłka może wymagać oczekiwania na wykonanie określonych czynności przed przekazaniem jej do dalszego transportu. Znaczenie ma również przygotowanie towaru. Ładunek pozostający przez dłuższy czas w zamkniętej jednostce transportowej powinien być należycie rozmieszczony, zabezpieczony i prezentowany zgodnie z wymaganiami dotyczącymi danego przewozu.
Dużą część przewozów na terenie Europy a także wewnątrz poszczególnych państw realizuje transport drogowy. Jego organizacja umożliwia na obsługę tras pomiędzy magazynami, zakładami produkcyjnymi, terminalami i punktami handlowymi, natomiast też tutaj występują ograniczenia, których nie da się oszacować tylko na podstawie mapy. Samochód ciężarowy może posiadać problem z dojazdem do miejsca, do którego bez przeszkód dociera samochód osobowy. Wąskie drogi, ograniczenia tonażowe, niskie wiadukty czy brak miejsca na wykonanie manewru potrafią zmodyfikować sposób realizacji dostawy. Na dłuższych trasach dochodzą utrudnienia powiązane z natężeniem ruchu, remontami i warunkami pogodowymi. Trzeba także uwzględnić czas niezbędny na odpoczynek kierowcy a także postoje wynikające z organizacji załadunku i rozładunku. W rezultacie bardzo dobrze zaplanowany przewóz nie polega jedynie na wyborze najkrótszej drogi. Istotne jest ranking parametrów ładunku z widokami na przyszłość pojazdu, warunkami na trasie a także wymogami bieżącymi w miejscach, przez które przesyłka będzie przechodziła.
Polecana strona: transport drogowy krajowy.