Wystawianie dokumentów sprzedażowych jest czynnością, która na prawdę bardzo często powtarza się według podobnego schematu, ale nie zawsze przebiega w identycznych warunkach. Przeciwnie wygląda przygotowanie pojedynczej faktury dla stałego kontrahenta, a przeciwnie obsługa wielu zamówień pochodzących od różnorakich klientów. Z czasami pojawiają się też sytuacje wymagające korekty danych, ponownego pobrania dokumentu albo sprawdzenia, kiedy dana faktura została wystawiona.
Właśnie przy takich czynnościach znaczenie ma sposób uporządkowania dokumentacji. Program do fakturowania on-line daje możliwość prowadzić wystawianie faktur w środowisku dostępnym przez internet, bez konieczności ograniczania pracy do jednego urządzenia. Równocześnie samo używanie z takiego rozwiązania nie zastępuje zasad dotyczących prawidłowego wystawiania i przechowywania dokumentów. Narzędzie jest tylko częścią procesu, w którym istotne pozostają też dane znajdujące się na fakturze a także sposób ich późniejszego użycia.
Przy codziennej pracy uwagę zwraca przede wszystkim liczba czynności wykonywanych przy każdym dokumencie. O ile za każdym razem powinno się od początku wpisywać dane nabywcy, adres, numer identyfikacyjny i informacje o sprzedawanych produktach lub usługach, przy większej liczbie faktur rośnie ryzyko pomyłki. Program do wystawiania faktur może przechowywać uprzednio wprowadzone informacje, dzięki czemu część danych można wykorzystać ponownie. Nie należy jednakże traktować zapisanych informacji jako niezmiennych. Kontrahenci zmieniają dane, a sposób rozliczenia dokładnie określonej transakcji może wymagać innych ustawień niż poprzednia sprzedaż. W praktyce warto więc wyrobić sobie nawyk sprawdzania dokumentu przed jego zatwierdzeniem, w szczególności gdy faktura dotyczy nowego klienta, nietypowej sprzedaży albo korekty wcześniejszego dokumentu. Mała pomyłka na etapie budowy może w późniejszym czasie oznaczać dodatkową pracę związaną z poprawieniem dokumentacji.
Osobną kwestią jest dostęp do historii wystawionych faktur. Przy kilku dokumentach odnalezienie dokładnie sprecyzowanej pozycji zwykle nie stanowi problemu, jednakże po kilku miesiącach liczba zapisanych faktur może być znacznie większa. Program do wystawiania faktur online powinien być więc oceniany również pod względem wyszukiwania i porządkowania dokumentów. Znaczenie może mieć możliwość filtrowania według daty, numeru, kontrahenta czy rodzaju dokumentu. Przydatna jest także możliwość pobrania faktury w najlepszym formacie, jeżeli już powinno się przekazać ją księgowości lub ponownie udostępnić nabywcy. Warto prócz tego sprawdzić, jak rozwiązane jest przechowywanie dokumentów a także czy użytkownik zachowuje dostęp do wcześniejszych faktur po zmianie urządzenia. W sytuacji pracy kilku osób dochodzi jeszcze kwestia uprawnień. Nie każdy użytkownik musi mieć możliwość edytowania wszystkich danych, dlatego sposób organizacji dostępu powinien odpowiadać rzeczywistemu podziałowi obowiązków.
Fakturowanie online wpływa również na sposób przekazywania dokumentów między osobami odpowiedzialnymi za sprzedaż i rozliczenia. Gdy faktura powstaje w systemie internetowym, nie trzeba opierać całego obiegu na papierowych kopiach, niemniej jednak nadal niezbędne jest zobowiązanie, kto kontroluje dokument i kiedy trafia on do dalszego rozliczenia. Przy bardziej złożonej organizacji pracy ważne staje się unikanie sytuacji, w której jedna osoba poprawia dane kontrahenta, a druga korzysta ze starej informacji zapisanej uprzednio. Znaczenie moraz dostęp do sieci a także działanie samego systemu, ponieważ praca w środowisku on-line jest zależna od warunków technicznych. Dlatego przy ustalaniu procedury warto uwzględnić również sytuacje nietypowe, tj. potrzeba wystawienia korekty, odnalezienia starego dokumentu czy chwilowy brak dostępu do konta. Takie przypadki ukazują się rzadziej niż zwykłe wystawianie faktur, niemniej jednak właśnie wtedy najlepiej widać, czy przyjęty sposób organizacji dokumentacji odpowiada rzeczywistym potrzebom.
Inne informacje w tym temacie: fakturowanie online.
Informacje na stronie mają charakter wyłącznie informacyjny, nie są poradą inwestycyjną, finansową czy prawną.
[Publikacja sponsorowana]