Zmiana systemu wykorzystywanego w codziennej pracy na prawdę często zaczyna się od na pozór małych trudności. Jeden dział prowadzi swoje zestawienia, inny korzysta z osobnych plików, a część informacji jest przekazywana pocztą elektroniczną albo w formie papierowych dokumentów. Przy małej liczbie operacji taki sposób działania może nie powodować większych komplikacji, jednak wraz ze wzrostem liczby klientów, zamówień i dokumentów coraz nie najprościej utrzymać spójność danych.
Właśnie na tym etapie pojawia się potrzeba prześledzenia, jak powinien działać system informatyczny i jakie zadania ma de facto obsługiwać. Oprogramowanie Comarch może być rozpatrywane w zależności od zakresu działalności oraz potrzeb dokładnie określonej organizacji, niemniej jednak przed wyborem rozwiązania warto najpierw opisać dzisiejsze procesy. Pominięcie tego kroku często prowadzi do sytuacji, w której system zostaje skonfigurowany w zgodzie z ogólnym schematem, a nie w zgodzie z realnym przebiegiem pracy. W późniejszym czasie ukazują się dodatkowe arkusze, ręczne poprawki i czynności realizowane oprócz głównym systemem, czyli gruntownie te problemy, które miały zostać ograniczone.
Istotnym etapem jest przygotowanie danych przeznaczonych do przeniesienia. W praktyce nie każda informacja znajdująca się w starych bazach powinna trafić do nowego środowiska. Przez lata mogą powstawać nieużywane kartoteki, powielone dane kontrahentów, stare cenniki czy zapisy dotyczące procesów, które już nie występują. Migracja wszystkiego bez wcześniejszego sprawdzenia zwiększa ilość danych wymagających późniejszej obsługi. Z drugiej strony zbyt daleko idące ograniczenie zakresu może utrudnić dostęp do informacji potrzebnych przy rozliczeniach lub analizie wcześniejszych operacji. Dlatego w trakcie przygotowań powinno się ustalić, które dane są niezbędne, które trzeba uporządkować, a które można pozostawić w archiwum. Tyczy się to także dokumentów i powiązań między nimi. Jeżeli już informacje mają być wykorzystywane przez kilka działów, sposób ich zapisania powinien być spójny, ponieważ błędnie przygotowane dane mogą w przyszłości wpływać na raporty, zestawienia oraz kolejne operacje.
Wdrożenia Comarch obejmują nie tylko kwestie związane z konfiguracją systemu. Bardzo ważną częścią prac jest przełożenie dotychczasowych zasad działania firmy na dokładnie sprecyzowane funkcje i procedury. Czasem okazuje się, że przyjęty przedtem sposób wykonywania zadania wynikał tylko z ograniczeń starego programu. W innym razie system może wymagać określenia dodatkowych reguł, np dotyczących obiegu dokumentów, uprawnień użytkowników albo momentu zatwierdzania określonych operacji. Takie decyzje mają praktyczne konsekwencje. Jeśli uprawnienia zostaną ustawione zbyt szeroko, nie najłatwiej kontrolować, kto może modyfikować dane. Jeśli będą zbyt ograniczone, pracownicy mogą być zmuszeni do przekazywania zadań innym osobom. Tak samo wygląda kwestia automatyzacji. Nie każdą czynność warto automatyzować tylko dlatego, że system daje taką sposobność. Najpierw powinno się ustalić, czy dana operacja jest powtarzalna, według jakich zasad przebiega i co trzeba stać w sytuacji odstępstwa od standardowego scenariusza.
Po uruchomieniu nowego rozwiązania pojawia się jeszcze okres obserwacji jego działania. To właśnie wówczas można zauważyć sytuacje, których nie dało się przewidzieć podczas wcześniejszych rozmów i testów. Pracownik może wykonywać określone zadanie inaczej, niż zakładano, jeden proces może wymagać danych powstających w innym dziale, a nietypowe zamówienie może wymagać dodatkowego sposobu obsługi. Dlatego testowanie powinno obejmować nie tylko i wyłącznie typowe przypadki, ale także błędne dane, korekty i sytuacje niesamowite. W przypadku gdy wykorzystywane jest oprogramowanie Comarch, znaczenie moraz sposób współpracy poszczególnych modułów oraz potencjalnych systemów zewnętrznych. Zmiana jednego elementu może wpływać na wymianę informacji w innych obszarach. Wdrożenia Comarch wymagają zatem spojrzenia na cały proces, a nie tylko na pojedynczą funkcję skryptu. Dopiero wówczas można właściwie wycenić, które rozwiązania odpowiadają przyjętym zasadom pracy, gdzie potrzebne są dodatkowe ustalenia i jakie ograniczenia powinno się uwzględnić w zwykłym korzystaniu z systemu.
Więcej: program comarch erp optima łódź.